فرآيند دريافت شناسه اتوماسيون مکاتبات اداري:
براساس چارت سازماني دانشگاه تمامي مديران و کارکنان که در شبکه دانشگاه داراي شناسه کاربري مي باشند امکان دسترسي به اتوماسيون مکاتبات اداري (ديدگاه) را دارند. هر کارمند براساس جايگاه سازماني خود داراي مجوز هاي لازم در اين سيستم براي مشاهده و صدور نامه مي باشد.
از طرفي باتوجه به اينکه مديريت کاربران شبکه توسط Active Directory انجام مي شود سياست مديريت امور فناوري و اطلاعات دانشگاه براين است که کليه سامانه ها و اتوماسيون هاي موجود در دانشگاه از شناسه کاربري افراد در Active Directory به عنوان نام کاربري و مجوز ورود به سيستم استفاده نمايند، لذا پس از ايجاد و صدور شناسه کاربري در Active Directory کافي است مجوز استفاده از اتوماسيون مورد نظر به شناسه کاربري آن داده شود.
کارکنان و اساتيد جديدي که در سازمان مشغول به کار مي شوند طي فرآيند زير شناسه کاربري اتوماسيون مکاتبات اداري را دريافت مي کنند:
کارکنان اداري:
1- ارسال درخواست کتبي مسئول مافوق به مديريت امور فناوري و اطلاعات جهت معرفي کارمند جديد و تعيين پست و جايگاه سازماني
2- تاييد مدير امور فناوري و اطلاعات و ارجاع آن به کارشناس فني اتوماسيون مکاتبات اداري
3- استعلام از کارگزيني دانشگاه جهت پست سازماني اعلام شده پس از وصول درخواست
4- ايجاد شناسه کاربري در Active Directory (درصورتي که قبلا شناسه به کارمند اختصاص داده نشده است)
5- دادن مجوز هاي لازم جهت دسترسي به اتوماسيون مکاتبات اداري روي شناسه کاربري ايجاد شده
6- اعلام کتبي شناسه کاربري و کلمه عبور همراه با فايل راهنماي استفاده از شبکه و اتوماسيون مکاتبات اداري براي کارمند جديد
اعضاي هيأت علمي:
1- ارسال درخواست کتبي درخواست کننده به مديريت امور فناوري و اطلاعات
2- تاييد مدير امور فناوري و اطلاعات و ارجاع آن به کارشناس فني اتوماسيون مکاتبات اداري
3- استعلام از کارگزيني دانشگاه جهت تعيين دانشکده، گروه آموزشي و رتبه استاد
4- ايجاد شناسه کاربري در Active Directory (درصورتي که قبلا شناسه به کارمند اختصاص داده نشده است)
5- دادن مجوز هاي لازم جهت دسترسي به اتوماسيون مکاتبات اداري روي شناسه کاربري ايجاد شده
6- اعلام کتبي شناسه کاربري و کلمه عبور همراه با فايل راهنماي استفاده از شبکه و اتوماسيون مکاتبات اداري براي کارمند جديد